Si firmas documentos de forma electrónica en México, tarde o temprano escucharás "con NOM-151". Esta guía explica, sin tecnicismos, qué significa, cómo funciona y cuándo te conviene usarla.
¿Qué es la NOM-151?
La NOM-151-SCFI-2016 es la norma oficial mexicana que establece los requisitos para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos. En términos simples, define cómo guardar un documento electrónico para que pueda demostrarse, después, cuándo existía y que no ha sido modificado.
La constancia que se emite bajo esta norma la genera un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía, es decir, un tercero independiente de quien firma y de quien conserva el documento.
¿Cómo funciona?
- Se calcula la huella digital (hash) del documento firmado: una cadena única que cambia si se altera el contenido, aunque sea una sola coma.
- El PSC emite el sello de tiempo y la constancia de conservación sobre esa huella, con fecha y hora certificadas.
- Verificación posterior: si alguien modifica el documento, su huella ya no coincide con la que quedó en la constancia, y la alteración puede detectarse.
¿Qué demuestra la constancia?
- Fecha cierta: que el documento ya existía en el momento indicado por el sello de tiempo.
- Integridad: que el documento no ha cambiado desde entonces.
¿Qué no hace?
Tampoco es obligatoria para todos los documentos: es una decisión de cada negocio según el riesgo y lo que quiera poder demostrar.
NOM-151, firma electrónica y e.firma: no son lo mismo
| Concepto | Qué es | Qué aporta |
|---|---|---|
| Firma electrónica | El método con el que la persona manifiesta su voluntad en un documento electrónico (por ejemplo, firma autógrafa digital). | Atribución de la firma al firmante y registro del proceso. |
| e.firma del SAT | Un tipo de firma electrónica avanzada basada en un certificado digital emitido por el SAT. | Identidad respaldada por el certificado. |
| Constancia NOM-151 | Sello de tiempo y constancia de conservación emitidos por un PSC. | Fecha cierta e integridad del documento. |
Pueden combinarse: un documento puede firmarse con firma autógrafa digital o e.firma y además contar con constancia NOM-151.
¿Cuándo conviene usarla?
- Contratos de valor o que puedan discutirse después (arrendamientos, contratos de servicio, convenios).
- Consentimientos y autorizaciones sensibles.
- Documentos que pueden ser auditados o presentados ante una autoridad.
Para formatos del día a día y de bajo riesgo (acuses, políticas internas, autorizaciones simples) puede bastar la evidencia que registra la plataforma de firma, sin constancia.
Cómo se aplica en Mikha
En Mikha cada firma genera evidencia (método, fechas y horas del proceso y huella digital del documento). Según el paquete contratado, puedes sumar sello de tiempo y constancia NOM-151, emitidos por un PSC independiente. Mikha no es autoridad certificadora ni PSC. Tú eliges, documento por documento, con o sin constancia.
Preguntas frecuentes
¿Una firma electrónica sin NOM-151 es inválida?
No necesariamente. La constancia refuerza la evidencia, pero no es el único elemento que cuenta. La validez y el valor probatorio dependen del método de firma, de la fiabilidad del proceso y de la ley aplicable al acto. Confirma con tu asesor legal el método adecuado para cada documento.
¿Quién emite la constancia?
Un Prestador de Servicios de Certificación acreditado. Es un tercero independiente, distinto de la plataforma de firma.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis documentos?
El plazo depende de la ley aplicable a tu actividad. Por ejemplo, el Código de Comercio establece la conservación de documentos por parte de los comerciantes por un plazo mínimo de diez años. La constancia ayuda a demostrar la integridad durante ese tiempo.
¿Puedo volver a obtener la constancia si la pierdo?
La constancia y el sello de tiempo pueden volver a obtenerse del PSC a partir de la huella digital del documento.