Contratos, avisos de privacidad, políticas internas, cartas de confidencialidad y acuses: los equipos de recursos humanos firman decenas de documentos por persona. Digitalizarlos ahorra tiempo y deja un registro ordenado.
Importante: la materia laboral tiene reglas propias. Valida con tu abogado laboral qué documentos pueden firmarse electrónicamente en tu caso.
Documentos que suelen firmarse
- Contratos individuales de trabajo.
- Cartas de confidencialidad y no divulgación.
- Políticas internas y reglamentos, con acuse de lectura.
- Aviso de privacidad para empleados.
- Cartas de asignación de equipo.
- Convenios y modificaciones de condiciones.
Cómo se hace
- Plantillas con los campos del colaborador: nombre, puesto, fecha, sueldo, cuando corresponda.
- Envío individual o por lote a todo el personal.
- Firma desde el celular, sin instalar nada.
- Resguardo y consulta: los documentos firmados quedan en el portal.
Beneficios para recursos humanos
- Altas más rápidas: el colaborador firma antes de su primer día.
- Menos papel y menos documentos perdidos.
- Seguimiento de quién firmó y quién falta, en tiempo real.
- Evidencia de cada firma para cuando se necesite consultar.
Qué validar con tu abogado laboral
- Si el documento exige formalidades específicas conforme a la Ley Federal del Trabajo.
- Qué debe incluir el expediente del colaborador y por cuánto tiempo conservarlo.
- Cómo informar al colaborador sobre el tratamiento de sus datos personales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo enviar a firmar a todo mi personal al mismo tiempo?
Sí, con el envío por lote. Cada persona firma por separado y puedes ver quién está pendiente.
¿Cómo se conserva el documento firmado?
Queda en el portal, almacenado cifrado en infraestructura ubicada en México, y puedes descargarlo cuando lo necesites.
¿Se puede pedir verificar la identidad del colaborador?
Sí, con la verificación biométrica opcional (identificación oficial y fotografía).