Política de Uso y Condiciones del Servicio del Checador Digital

Registro de asistencia, horarios y portal de administración · Vigente desde: 28 de octubre de 2026

1. Objeto y ámbito

Esta política regula el uso del Checador Digital de Mikha Cloud Consulting, S.A. de C.V. (“Mikha”): (a) el sitio de checado para Empleados, que se usa desde el celular; (b) el portal de administración del Cliente; y (c) el soporte y los servicios conexos. Aplica a toda persona que use el servicio: el cliente contratante (“Cliente”), sus personas administradoras (“Usuarios”) y las personas cuya asistencia se registra (“Empleados”). Si hay contrato o propuesta firmados con el Cliente, esta política los complementa; en caso de conflicto prevalece lo pactado por escrito.

2. Definiciones

• Registro de asistencia: el registro de un día de un Empleado: hora de entrada, hora de salida, ubicación de cada una, horas normales y extra calculadas, estado del registro y huella digital (hash) al cerrarse.
• Punto de venta: el lugar de trabajo que el Cliente da de alta en el portal, con su ubicación en el mapa, su radio permitido (50 metros por defecto) y su zona horaria.
• Turno: el horario de trabajo que el Cliente define: tipo de jornada, hora de inicio y de fin, días laborales, descanso, tolerancia de entrada y tiempo máximo de salida.
• Paquete (o Contratación): la contratación vigente del Cliente, con su vigencia, número de empleados incluidos, puntos de venta incluidos y días de gracia.
• Salida enviada a aprobación: el registro de salida que un Empleado hace después del tiempo máximo del turno y que una persona administradora debe aprobar o rechazar.
• Plataforma: el conjunto de software, sitios, portal y componentes del Checador Digital operados por Mikha, que se prestan como servicio en línea.

3. Cuentas, credenciales y acceso

• Las cuentas de Usuario son personales e intransferibles. El Cliente es responsable de la actividad realizada con sus credenciales y de dar de baja a los Usuarios que ya no deban tener acceso.
• Acceso del Empleado: el Empleado activa su cuenta con una liga enviada a su correo, de un solo uso y con vigencia de 72 horas; acepta el aviso, crea un PIN de 6 dígitos (sin secuencias ni números repetidos) y vincula su celular. El PIN es personal y no debe compartirse. Tras cinco intentos fallidos la cuenta se bloquea 15 minutos. La sesión del sitio de checado se cierra tras 10 minutos de inactividad. Cada Empleado tiene un solo celular vinculado; para cambiarlo, la persona administradora restablece su PIN, lo que desvincula el celular anterior y envía al Empleado una liga nueva de activación.
• Número de empleado y PIN: quien ingresa con ellos se entiende que es el Empleado. El Cliente debe informar a sus Empleados que no presten su PIN ni su celular para checar por otra persona.
• Correo registrado y avisos: el Cliente debe mantener actualizados los correos de sus Usuarios y Empleados. Los avisos que Mikha envíe a esos correos o publique en el portal (por ejemplo, de vencimiento o de uso del Paquete) se tienen por recibidos.
• El Cliente debe avisar a Mikha sin demora si detecta uso no autorizado de su cuenta o de un acceso.

4. Usos permitidos

• Registrar la entrada y la salida de los Empleados del Cliente en los puntos de venta y turnos que el Cliente defina, dentro de los límites del Paquete.
• Consultar, filtrar y exportar los registros de asistencia, las horas normales y extra, las alertas y las salidas por aprobar.
• Aprobar o rechazar salidas enviadas a aprobación y administrar empleados, puntos de venta y turnos desde el portal (dar de alta, editar, desactivar o dar de baja; el portal no elimina empleados, puntos de venta ni turnos, para conservar el historial).
• Solicitar soporte mediante tickets del portal, con chat y archivos adjuntos, y responder las encuestas de satisfacción.

5. Usos prohibidos

Queda prohibido, y puede dar lugar a suspensión inmediata, usar el servicio para:

• Registrar asistencia por otra persona, suplantar a un Empleado, falsear la ubicación (por ejemplo, con aplicaciones que alteren la ubicación del celular) o inducir a un Empleado a checar fuera del lugar o del horario que corresponda.
• Vigilar a las personas fuera del momento de checar. La Plataforma solo lee la ubicación cuando el Empleado presiona el botón y no debe usarse para rastreo continuo, ni para fines distintos del control de asistencia sin la base legal y el aviso de privacidad correspondientes.
• Dar de alta como Empleados a personas que no tengan relación con el Cliente, o capturar datos de terceros sin base legal.
• Alterar o intentar alterar los registros, las huellas digitales, las bitácoras o los mecanismos de validación de lugar y de horario.
• Vulnerar la seguridad del servicio: pruebas de intrusión o de carga sin autorización escrita, acceso a información de otros clientes, ingeniería inversa, introducción de código malicioso, extracción masiva de datos (scraping) o elusión de los límites y controles del Paquete.
• Adjuntar a un ticket de soporte archivos con código malicioso o con datos personales que no sean necesarios para atender la solicitud.
• Revender o sublicenciar el servicio, o ofrecerlo como propio a terceros, sin autorización escrita de Mikha.
• Usar la Plataforma para fines ilícitos o contrarios a la ley laboral o a las buenas costumbres.

6. Responsabilidades del Cliente

El Cliente es el patrón y quien decide cómo controla la asistencia de sus Empleados. En particular, se obliga a:

• Cumplir la legislación laboral. Mikha ofrece una herramienta de registro; no presta asesoría laboral. El Cliente es responsable de que los horarios, las jornadas, los descansos, las horas extra y su pago se ajusten a la Ley Federal del Trabajo, a su contrato colectivo o reglamento interior, y a los contratos individuales. Los cálculos de horas normales y extra de la Plataforma son un apoyo y se basan en la configuración que el Cliente captura; el Cliente debe verificarlos antes de usarlos para nómina o para cualquier decisión que afecte a una persona trabajadora.
• Informar a sus Empleados quién es el patrón responsable de sus datos, para qué se registra su asistencia y su ubicación, qué se hará con esa información y cómo ejercer sus derechos, y poner a su disposición el aviso de privacidad correspondiente. Debe contar con la base legal para registrar la ubicación y, cuando proceda, comunicar el sistema en su reglamento interior o por los medios que exija la ley.
• Capturar datos correctos de Empleados, puntos de venta (ubicación y radio) y turnos (horarios, días, tolerancias y tiempos máximos). Un Empleado sin turno con horario asignado no puede checar. Un punto de venta mal ubicado o un radio mal configurado puede impedir o permitir registros indebidos.
• Resolver con oportunidad las salidas enviadas a aprobación y decidir con criterio laboral sobre los registros incompletos. Cuando el Cliente tenga una sola persona administradora, esa persona también puede resolver su propia salida; el Cliente debe establecer los controles internos que correspondan.
• Atender a sus Empleados en caso de falla del sistema, de falta de señal o de cualquier imposibilidad de checar, y contar con un medio alterno de control de asistencia para esos casos.
• Dar de baja a los Empleados que dejen de laborar y mantener actualizado el número de Empleados, que no puede exceder el del Paquete.
• Conservar copia de los registros y reportes que necesite fuera de la Plataforma, conforme a sus propias obligaciones legales (por ejemplo, de conservación de controles de asistencia), y descargarlos antes de que concluya el plazo de conservación posterior a la terminación del servicio (sección 12).
• Manifestaciones: el Cliente declara que tiene capacidad y facultades para contratar el servicio y, si es persona moral, que su representante está debidamente facultado; que los datos que proporciona son verdaderos; y que quien opera su cuenta está autorizado para ello.

7. Funcionamiento del registro y evidencia

• Lugar y horario: el Empleado solo puede checar dentro del radio de su punto de venta (con una precisión de lectura de hasta 50 metros por defecto) y dentro de la ventana de su turno: la entrada se habilita desde la tolerancia configurada antes del inicio y se cierra al terminar el turno; la salida, hasta el tiempo máximo configurado después del fin. Esas reglas se validan en el servidor.
• Salida fuera de tiempo: pasado el tiempo máximo, el botón de salida se bloquea y el Empleado puede enviar su salida a aprobación; la persona administradora la aprueba (el registro se completa con la hora y ubicación reales de la solicitud) o la rechaza (queda incompleto). El registro conserva la marca de quién lo resolvió y cuándo.
• Registros incompletos: un registro de entrada sin salida por más de 20 horas se marca como incompleto de forma automática.
• Evidencia: cada registro cerrado guarda una huella digital (hash SHA-256) calculada con el empleado, la fecha, la entrada, la salida y los minutos trabajados; cualquier cambio posterior produce una huella distinta. Mikha conserva además una bitácora de intentos de checado. La Plataforma no emite hoy sellos de tiempo ni constancias de conservación de un Prestador de Servicios de Certificación (NOM-151-SCFI-2016).
• Privacidad de ubicaciones: cuando una persona administradora es también Empleado, puede elegir qué otras personas administradoras ven sus ubicaciones y mapas; la Plataforma respeta esa elección en el servidor.
• Alcance: el Checador registra asistencia. No es un sistema de nómina, de cálculo de salarios ni de cumplimiento laboral, y Mikha no declara que su uso sustituya obligaciones del Cliente ni que cuente con una certificación oficial; a la fecha de esta política no existe una certificación de autoridad laboral para software de control de asistencia.

8. Límites del Paquete y uso razonable

• El Paquete define la vigencia, el número de empleados y de puntos de venta incluidos y los módulos disponibles. Al alcanzar el número de empleados, la Plataforma no permite dar de alta más hasta ampliar el Paquete. Los empleados dados de baja no cuentan para el límite.
• Mikha puede aplicar límites técnicos razonables (frecuencia de llamadas, tamaño de archivos, intentos de ingreso) para proteger la estabilidad del servicio. Entre ellos, los archivos adjuntos a un ticket de soporte no pueden exceder 4 MB cada uno.
• Mikha avisa dentro del portal y por correo cuando la contratación está por vencer (60, 45, 30 y 15 días antes) y cuando se ha usado el porcentaje de empleados configurado. Estos avisos son informativos; no obligan a Mikha a mantener el servicio una vez vencido el Paquete.
• Los empleados adicionales y los servicios no incluidos se cobran conforme a la propuesta comercial vigente.

9. Disponibilidad, soporte y mantenimiento

Mikha procura la disponibilidad continua del servicio, pero no garantiza operación ininterrumpida ni libre de errores. El registro depende además del celular del Empleado (señal de datos, ubicación activada y permisos del navegador), que no controla Mikha. Puede haber mantenimientos programados, que se avisarán con anticipación razonable, e interrupciones por causas ajenas (proveedores de nube, de comunicaciones o de mapas). El soporte se presta mediante tickets del portal y por los canales de la propuesta, de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas (hora de la Ciudad de México), excepto días inhábiles, con una primera respuesta en un máximo de 2 días hábiles. El soporte por bolsa de horas, cuando esté contratado, se rige por lo pactado.

10. Seguridad e incidentes

Mikha mantiene medidas de seguridad razonables descritas en su Aviso de Privacidad y en el Anexo de Seguridad. Si detecta una vulneración que afecte datos del Cliente, se lo notificará sin dilación indebida, con la información disponible para que tome medidas. El Cliente debe colaborar y no divulgar información de la vulneración a terceros sin coordinarse con Mikha, salvo obligación legal.

11. Protección de datos personales

Cuando Mikha trate datos de los Empleados por cuenta del Cliente, actúa como encargado y el Cliente como responsable, conforme a las cláusulas de encargo de datos personales pactadas en el contrato con el Cliente, que forman parte de esta política. Respecto de sus propios datos de contacto y facturación y los de las personas administradoras, Mikha actúa como responsable y los trata conforme a su Aviso de Privacidad Integral del Checador Digital.

12. Suspensión y terminación

Mikha puede suspender de inmediato, total o parcialmente, el acceso cuando exista riesgo para la seguridad del servicio, indicios razonables de uso prohibido, requerimiento de autoridad o falta de pago después del aviso correspondiente.

Cualquiera de las partes puede terminar el servicio conforme al contrato. Si el Paquete vence sin renovarse, el estado de la contratación pasa a “en gracia” durante los días de gracia pactados (30 por defecto), en los que los Empleados siguen registrando su asistencia; concluidos, pasa a “pausada” y el sistema deja de aceptar entradas y salidas. El cliente podrá acceder al portal durante los 7 días siguientes para poder descargar su información. Mikha conserva los registros de asistencia y los datos de los Empleados durante 12 meses a partir de la fecha de vencimiento y avisará al Cliente por correo electrónico 30 días antes de concluir ese plazo. Si el Cliente renueva antes de la eliminación, no se elimina nada. Concluido el plazo, Mikha elimina de forma permanente los registros de asistencia y los datos de los Empleados, salvo que la ley o una autoridad exijan conservarlos, y conserva únicamente los datos mínimos de la contratación (fechas, número de empleados, facturación) como constancia. Es responsabilidad del Cliente exportar sus registros antes de esa fecha.

La suspensión o terminación no libera al Cliente de pagar lo devengado ni afecta la validez de los registros hechos antes.

13. Requerimientos de autoridades

Mikha atenderá los requerimientos fundados y motivados de autoridades competentes. Cuando la ley lo permita, avisará al Cliente antes de entregar información, para que pueda oponerse o asesorarse.

14. Propiedad intelectual

La plataforma, su código, diseño, marcas, documentación y mejoras son propiedad de Mikha o de sus licenciantes. El Cliente recibe un derecho de uso limitado, no exclusivo e intransferible durante la vigencia del servicio.

Los datos de asistencia del Cliente y de sus Empleados siguen siendo del Cliente. Mikha solo los procesa para prestar el servicio y no los usa para otros fines.

15. Limitación de responsabilidad

Mikha responde por los daños directos que cause por incumplimiento imputable a ella, hasta un monto máximo equivalente a un (1) mes del servicio contratado (la mensualidad vigente o, si el pago fue anticipado, la doceava parte de lo pagado por el periodo en curso).

Mikha no responde por daños indirectos, lucro cesante, pérdida de oportunidades o daño reputacional; por los pagos, descuentos, sanciones, multas, indemnizaciones o reclamaciones laborales derivados de las decisiones del Cliente sobre la asistencia, jornada, horas extra o nómina de sus Empleados; por la veracidad de la ubicación que reporte el celular del Empleado; por la conducta de los Empleados y Usuarios; ni por fallas de terceros fuera de su control razonable.

Estas limitaciones no aplican a daños causados por dolo o negligencia grave de Mikha, ni a lo que la ley no permita limitar.

16. Indemnización

El Cliente mantendrá a salvo a Mikha frente a reclamaciones de terceros (incluidos Empleados y autoridades) derivadas de (i) uso prohibido del servicio, (ii) datos que el Cliente capture sin derecho o sin base legal, (iii) la falta de avisos o de información a sus Empleados, o (iv) incumplimiento de las obligaciones de la sección 6, siempre que Mikha le avise oportunamente y le permita coordinar la defensa.

17. Confidencialidad

Cada parte protegerá la información confidencial de la otra y solo la usará para ejecutar el servicio. No es confidencial la información pública o la que deba divulgarse por ley o resolución de autoridad.

18. Fuerza mayor

Ninguna parte responde por incumplimientos causados por caso fortuito o fuerza mayor, incluidas fallas generalizadas de internet, de telefonía móvil, de infraestructura de nube o de proveedores de mapas, siempre que se notifique con prontitud y se mitiguen sus efectos.

19. Cambios a esta política

Mikha puede actualizar esta política. Publicará la versión vigente con su fecha y avisará por correo o en el portal los cambios sustanciales con al menos 15 días de anticipación. Continuar usando el servicio después de ese plazo implica su aceptación.

20. Ley aplicable y jurisdicción

Esta política se rige por las leyes federales de los Estados Unidos Mexicanos. Para su interpretación y cumplimiento, las partes se someten a los tribunales competentes de la Ciudad de México, renunciando a cualquier otro fuero. Antes de acudir a los tribunales, las partes intentarán resolver la controversia de buena fe mediante negociación directa durante 30 días naturales contados desde el aviso escrito de la otra parte.

21. Contacto

Privacidad: privacidad@mikha.com.mx. Soporte: soporte@mikha.com.mx. Avisos legales: Presa La Angostura No. 12, Oficina 1, Colonia Irrigación, Alcaldía Miguel Hidalgo, C.P. 11500, Ciudad de México, y por correo a privacidad@mikha.com.mx.

Anexo A. Situaciones laborales que requieren análisis antes de usar el registro electrónico

El registro electrónico de asistencia sirve para la generalidad de las relaciones de trabajo, pero la ley laboral, un contrato colectivo, un reglamento interior o una autoridad pueden exigir condiciones adicionales. De forma enunciativa, el Cliente debe obtener asesoría laboral antes de usar el Checador en:

• Centros de trabajo con contrato colectivo, sindicato o reglamento interior que pacten un control de asistencia distinto o requieran su participación.
• Jornadas especiales, acumuladas, de guardia, nocturnas o mixtas, trabajo a distancia o con desplazamiento, en las que el lugar de trabajo no sea fijo o la ubicación del celular no demuestre la presencia en el trabajo.
• Personas trabajadoras menores de edad, con discapacidad o con condiciones particulares de protección.
• Sectores regulados cuya normatividad específica imponga requisitos propios de registro, conservación o seguridad social.
• Cualquier uso de los registros para descuentos al salario, sanciones disciplinarias o rescisiones, que deben cumplir los procedimientos y garantías que fije la ley.
• Plantas en las que no haya señal de datos o donde la ubicación del celular sea imprecisa, en las que el Cliente deberá mantener un medio alterno de registro.

Esta lista es orientativa y no sustituye el análisis del caso concreto.